La gestion administrative et financière individuelle du résident

 Gestion du dossier du Résidant et suivi : de l’admission à son départ

Le dossier administratif du Résidant est constitué des documents listés sur le livret d’accueil, avec la participation des familles et/ou représentants légaux. Ce dossier est stocké au Secrétariat de Direction. La Secrétaire de Direction assure le suivi administratif en collaboration avec la Secrétaire de l’Accueil.

Durant toute la durée de l’hébergement le dossier est suivi et mis à jour régulièrement.

Gestion individuelle des Fonds déposés du Résidant et son suivi

Le Résidant possède un compte interne appelé « Fonds déposés des Usagers ». Il est alimenté par des approvisionnements mensuels.

Les dépenses individuelles et diverses telles que vestimentaires, d’hygiène, médicales, etc… ainsi que la participation aux frais de séjour figurent au débit de ce compte.

De même, on y retrouve les retraits d’espèces hebdomadaires par caisse, effectués par le Résidant, en fonction des activités répertoriées dans son projet de vie individualisé.

Ce compte est géré par la Secrétaire d’Accueil. Le suivi, ayant été défini comme un axe de travail à améliorer, est effectué en étroite collaboration avec la Secrétaire de Direction et la Responsable Administrative et Financière.
Dans le cadre des besoins personnels des Résidants occasionnant des dépenses, la Secrétaire de Direction est l’interface des familles et/ou des représentants légaux, pour requérir les autorisations et fonds nécessaires.
Dans un souci de transparence et de suivi du compte « Fonds déposés des Usagers », les factures sont adressées aux Résidants et/ou aux représentants légaux.

De même, un état récapitulatif de ce même compte est transmis annuellement, après validation par les Commissaires aux Comptes, lors de la réalisation du bilan du Foyer Bernard Delforge : gage d’une gestion de qualité.

Gestion des personnes hébergées, frais de séjour, etc …

Le Logiciel Alfa GU, est renseigné, par la Secrétaire de Direction lors de l’admission du Résidant et mis à jour régulièrement. Il permet :

  • Le recensement des prises en charge et des notifications émises par les différents organismes (CPAM – Conseils Généraux – MDPH…)
  • Une gestion des absences en lien avec la facturation
  • Une facturation des frais de séjour, en lien avec la validité des prises en charge
  • Une facturation aux Résidants, de sa participation aux frais de séjour
  • Une facturation des consommables

Les différentes données variables, sont saisies mensuellement et les factures réalisées par la Secrétaire d’Accueil en lien étroit avec la Secrétaire de Direction.

Après le passage des écritures en comptabilité, la Responsable Administrative et Financière vérifie l’exactitude des documents comptables afin de garantir la fiabilité du suivi des comptes des Résidants.

Gestion des candidatures à l’admission au Foyer

Elle est réalisée par la Secrétaire de Direction en collaboration avec l’équipe plurisdisciplinaire. Une procédure a été rédigée et validée.

D’autre part, en partenariat avec la MDPH et le Conseil Général, le Foyer Bernard Delforge utilise un logiciel en ligne, appelé ATTENTUM, permettant d’inscrire, au niveau du département, les candidatures en attente d’une place en établissement médico-social pour personnes handicapées.

  • Le recensement ainsi effectué, donne une lecture précise des besoins émergeants, au niveau dudit territoire.
  • Une liste partagée et fiable est mise à disposition des établissements.
  • La démarche d’inscription est simplifiée et plus rapide pour les personnes handicapées, les familles, les professionnels, en recherche de structure d’accueil :
    • L’imprimé unique est téléchargeable sur le site de la MDPH.
    • La demande unique renseignée peut être transmise à plusieurs établissements à la fois
    • Le suivi et la mise à jour des dossiers sont effectués par les professionnels des établissements

Commission d’appareillage

Cette commission composée de professionnels du paramédical, du technique et de l’administratif fonctionne depuis de nombreuses années déjà et répond de façon concertée, aux besoins exprimés. Elle a pour vocation de traiter les demandes inhérentes à l’acquisition :
des aides à la toilette et l’habillage

  • des aides aux repas
  • des aides aux transferts (lit/fauteuil – fauteuil/toilette – véhicule …)
  • des aides à la locomotion
  • des aides à la prévention des escarres (matériel adapté, matelas, coussin…)
  • de matériels dédiés aux professionnels

Une mise à jour de la procédure a été réalisée récemment.

Protection Juridique des majeurs

Dans le cadre de la réforme de la protection juridique des majeurs, opérée par la loi du 05 Mars 2007, la Secrétaire de Direction a été formée et a obtenu le Certificat National de Compétence pour l’exercice de Mandataire Judiciaire à la Protection des Majeurs.

Cette fonction ne peut être exercée au sein même de l’établissement.

Cependant, les compétences acquises sont une valeur ajoutée qui permet une information efficace à destination des familles et contribue ainsi à une prise en charge individualisée de qualité du Résidant.

Veille juridique

Le fonctionnement des établissements médico-sociaux est régi par le Code de l’Action Sociale et des familles, de la Sécurité Sociale, Code du travail, de la Santé, etc….

Dans le souci de maintenir une qualité de prise en charge du Résidant au Foyer Bernard Delforge, il est essentiel que le Service Administratif, veille :

  • A prendre en compte les évolutions législatives, et à se former
  • A leurs applications sur le terrain, par la diffusion appropriée de LA GESTION FINANCIERE : UNE INCITATION A L’AMELIORATION DE LA QUALITE

La gestion financière est un élément essentiel dans une démarche de qualité. D’après les hypothèses de qualité, la mise en place d’une organisation financière permet une amélioration plus importante et plus rapide de la qualité de la prise en charge.

Se familiariser avec les nouveaux textes est un impératif. Etablir les documents budgétaires, remplir les nombreux formulaires sont autant d’opérations aussi importantes que délicates.

Le foyer Bernard Delforge est soumis selon les règles comptables au Plan comptable Général et à l’introduction M22 qui décrit les règles comptables spécifiques et donne le plan de comptes pour les établissements publics sociaux et médico-sociaux.

La comptabilité de l’établissement est un outil de communication de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’établissement à une date de clôture. Elle permet également d’effectuer des comparaisons périodiques et d’apprécier l’évolution de l’établissement dans une perspective de continuité d’activité.

Le Foyer Bernard DELFORGE au sein de son service financier travaille dans une démarche de gestion financière avec tous les impératifs, les impacts qui en découlent sur l’organisation de l’établissement.

 Nos partenaires financiers

Le Foyer Bernard Delforge bénéficie d’un financement Conseil Général pour la partie hébergement et Agence Régional de Santé pour la partie soin et veille à la bonne gestion de ces financements.

Le Foyer Bernard Delforge évolue en étroite collaboration avec ses partenaires financiers et veille également au respect des orientations déterminées par le Programme Interdépartemental d’Accompagnement des Handicaps et de la Perte d’Autonomie (PRIAC) de Lorraine 2012-2016 qui a été adopté par arrêté n°2013 0220 du 21 mars 2013.

Le parcours des personnes handicapées est un enjeu majeur de la politique de santé de la région Lorraine. Le PRIAC 2012-2016 a la volonté d’améliorer l’accompagnement des lorrains dans un contexte économique difficile en permettant une meilleure qualité de vie des personnes en situation de handicap pour les années à venir.

Le PRIAC représente le plan d’action du Schéma Régional d'Organisation Médico-sociale (SROMS) et son budget d’exécution. Il se recentre sur une programmation financière des mesures nouvelles, du redéploiement de moyens médico-sociaux et de fongibilité du sanitaire vers le médico-social. Il permet une programmation des actions impactant l’offre existante : des actions de transformation, de coopération, de mutualisation et actions menées en transversalité avec d’autres politiques publiques. Un calendrier pluriannuel des opérations est créé dans le cadre de la procédure d’appel à projet. Ce calendrier donnera ainsi à l’établissement une visibilité des actions futures de l’ARS.