Les Budgets et documents financiers

 Budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est l'acte par lequel sont prévus les charges et les produits annuels de l’établissement. Il permet de déterminer le ou les tarifs nécessaires à l'établissement pour remplir les missions qui lui sont imparties. Il couvre la période du 1er janvier au 31 décembre d'une même année, et doit être transmis avant le 31 octobre de l’année N-1.

L’association doit respecter un certain nombre de règles dans la construction et la transmission des propositions budgétaires. À défaut, elles s’exposent à de lourdes sanctions.

Le budget prévisionnel est présenté et voté lors d’une réunion du Conseil d’Administration par l’ensemble des membres de l’association et signé conjointement par le Président et la Directrice.

Le budget de l’établissement doit être voté en équilibre réel. Cela signifie concrètement que quatre conditions doivent être remplies :

  • La section d’investissement et chacune des sections d’exploitation doivent être présentées en équilibre ;
  • Les produits et les charges doivent être évalués de façon sincère ;
  • Le remboursement de la dette en capital ne doit pas être couvert par le produit des emprunts, sauf dans le cas de renégociation de ceux-ci ;
  • Les recettes affectées doivent être employées à l’usage auquel elles sont prévues.

Un rapport budgétaire est établi par la Directrice qui représente l’établissement auprès des autorités de tarification. Il justifie les prévisions de dépenses et de recettes. A ce titre, il précise les hypothèses retenues en matière d’évolution des prix, des rémunérations et des charges sociales et fiscales relatives à la reconduction des moyens autorisés dans le cadre du budget exécutoire de l’année précédente.

Système d'information partagé de la tarification : HAPI

Depuis 2013, une application pour les établissements médico-sociaux a été mise en place : HAPI (Harmonisation et Partage d’Information).

Cette application concerne les ESSMS relevant d’un financement de l’Assurance Maladie (via la CNSA).

Elle permet le recueil des propositions budgétaires, dans le cadre du budget prévisionnel (BP).

Elle a vocation à couvrir tout le processus, qui va du recueil des besoins exprimés par chaque établissement dans son budget prévisionnel à la décision tarifaire de l’ARS.

Suivi et contrôle budgétaire

Le suivi et contrôle budgétaire ont une importance non négligeable pour le Foyer Bernard Delforge, car ils fournissent une aide très appréciable pour le pilotage de l’établissement.

Le suivi du budget implique une logistique particulière pour le foyer, c’est la « comptabilité budgétaire » afin de s'assurer que les recettes et/ou dépenses prévues s'effectuent dans les valorisations prévues, selon le calendrier prévu.

Ce suivi comptable ouvre également pour le foyer, l’utilisation du « contrôle budgétaire » pour l'analyse des écarts, avec une évaluation des écarts constatés entre prévisions et réalisations, et une opportunité d'effectuer en temps utile des mesures correctrices.

Ces actions de contrôle et de suivi se distinguent au Foyer par :

  • Une affectation de budget par services (Vie sociale, Cuisine, Services Généraux, Soins et Administration). Chaque responsable de service se voit attribué un budget dépenses correspondant à leurs activités. Ces enveloppes budgétaires sont suivies et contrôlées tous les trimestres afin de communiquer lors de réunion de Comité de Direction avec chaque responsable de l’évolution des dépenses et de mettre en œuvre des actions correctives selon la situation.
  • Une réunion de Conseil d’Administration est organisée mensuellement. C’est à cette occasion que la Directrice du Foyer communique les résultats de la situation et du contrôle budgétaire. Selon les résultats annoncés le Conseil d’Administration fixe les actions correctives nécessaires.

 Compte Administratif

La loi du 2 janvier 2002 encadre la majeure partie du secteur social et médico-social.

Une fois autorisé et habilité, l’établissement se voit fixer un tarif des prestations aux Résidants par le mécanisme de la tarification définit par le budget prévisionnel, qui donne lieu à une négociation budgétaire avec les autorités de tarification. Au terme de chaque année, le foyer rend compte de l’utilisation des financements, sous forme de « compte administratif ».

Ce document permet à la fois de rendre compte de l’utilisation des financements mais également de proposer l’affectation du résultat de l’année écoulée. Les principales règles budgétaires et tarifaires liées au Compte Administratif sont précisées dans les articles R314-49 à R 314-55 du Code de l’Action Sociale et des Familles.

La transmission du compte administratif permet au Foyer Bernard Delforge de rendre compte de l’utilisation des financements obtenus sur l’année écoulée et doit être transmis avant le 30 avril de l’année N+1.

Le compte administratif se base sur le compte de résultat de l’établissement, permet à l’administration d’effectuer un contrôle de l’utilisation des financements, et à l’établissement de proposer une affectation de son résultat.

Au vu des documents transmis, les autorités de tarification prennent en compte des éléments qui peuvent modifier le résultat comptable de l’établissement, comme certaines charges qui ne sont pas prises en compte par les autorités de tarification (notamment les provisions pour congés payés et retraite). D’autres éléments peuvent également modifier le résultat de l’établissement notamment l’impact des reprises de résultats antérieurs ou les reprises sur réserve.

Le compte administratif prend en compte tous ces éléments pour déterminer un résultat administratif qui différera donc du résultat comptable.

Le rapport est un élément obligatoire et indispensable pour expliciter le résultat. Il expose de manière précise et chiffrée les raisons qui expliquent le résultat, notamment celles tenant à l’évolution des prix, à la politique de recrutement et de rémunération du personnel, à l’organisation du travail et à la politique d’amortissement des immobilisations.

Le compte administratif du Foyer est présenté et voté lors d’une réunion d’Assemblée Générale par l’ensemble des membres de l’association et signé conjointement par le Président et la Direction.

 Bilan, Comptes de résultat, Commissariat aux comptes

L’équipe du service Financier travaille toute l’année en respectant toutes les règles qui lui incombent (comptables, financières, règlementations…) afin de produire en fin d’année les comptes annuels de l’établissement : Bilans, comptes de résultat et annexes.

Le Foyer Bernard Delforge depuis sa création fait appel à un commissaire aux comptes.

Les travaux de commissariat aux comptes consistent à valider et certifier les comptes annuels réalisés par le service. Une fois ce travail de contrôle effectué, il peut alors établir son rapport de commissaire aux comptes.

Le commissaire aux comptes n’a pas seulement un rôle de contrôle au foyer mais contribue à la vie de l’établissement de par son rôle de conseil dans la gestion financière et comptable.

Le Foyer Bernard Delforge peut ainsi transmettre aux autorités de tarification les comptes annuels certifiés ainsi que le rapport du commissaire aux comptes.

Tableau de bord de l’ANAP

La Direction Générale de la Cohésion Sociale a annoncé la généralisation du tableau de bord de pilotage partagé de la performance dans le secteur médico-social dès 2015.

Les enjeux, les objectifs et les principes du tableau de bord de pilotage ne sont pas négligeable en matière de gestion financière.

Le Foyer Bernard Delforge s’est engagé en 2014 dans cette démarche de gestion de tableau de bord et renseignera les données sur une plateforme internet.

La mise en place de ce tableau de bord permettra une meilleure centralisation des informations pour les ARS et Conseils Généraux et une vision globale sur le secteur en général.

Les objectifs de ce tableau de bord sont :

  • Un outil commun aux établissements et services du secteur des personnes âgées et personnes handicapées (enfants et adultes).
  • Un outil de pilotage interne pour la structure.
  • Un outil de comparabilité entre structures.
  • Un outil de dialogue entre la structure et les autorités de régulation (ARS et Conseil Général).
  • Un outil de connaissance de l’offre médico-sociale sur un territoire.

Le tableau de bord porte sur les 4 domaines suivants qui rassemblent des données habituellement suivies par les établissements et les services :

  • Les prestations de soins et d’accompagnement.
  • Les ressources humaines et matérielles.
  • L’équilibre financier et budgétaire.
  • Les objectifs de la structure.

Le tableau de bord est construit sur 3 niveaux :

  • Des données de caractérisation permettant de décrire la structure et de calculer les indicateurs suivants.
  • Des indicateurs de dialogue permettant à la structure d’échanger avec ses partenaires.
  • Des indicateurs clés d’analyse permettant d’approfondir la lecture des indicateurs de dialogue et de mener un pilotage interne de la structure.